De organisatie:
Ziekenhuis De Tjongerschans in Heerenveen is met een erkenning voor 382 bedden een middelgroot streekziekenhuis. Het verzorgingsgebied omvat de ruim 100.000 inwoners van Zuidoost Friesland, een deel van de Noordoostpolder en kleine delen van de provincies Drenthe en Overijssel. Het ziekenhuis beschikt over alle medische basisspecialismen en een aantal ‘plusfuncties’, waaronder longgeneeskunde, vaatchirurgie en kaakchirurgie. Permanente aandacht voor de bewaking van de kwaliteit van zorg en het medisch handelen is een van de speerpunten van De Tjongerschans. ICT speelt daarin een belangrijke rol. CommVault Galaxy Backup & Recovery maakt back-ups van 1,4 terabyte aan data van in totaal 65 servers, die draaien op Windows Servers (combinatie tussen x86 en x64).
De uitdaging van de klant:
Ook binnen De Tjongerschans zijn goede databack-up- en -restore-processen een noodzaak. Voorheen was dit een flinke uitdaging. “Omdat we werkten met verschillende besturingssystemen, hadden we in totaal drie back-upoplossingen in gebruik”, verklaart Jan Weldring. “Het kostte nogal wat inspanning om back-ups succesvol te laten verlopen. Zo moesten we voor drie omgevingen een tape plaatsen (DDS2, DLT40 en LTO2), drie tapes met back-updata op een andere plek in het ziekenhuis brandbeveiligd onderbrengen (daarnaast nog extern naar de bank brengen) en drie (verschillende soorten) rapportages controleren. Bovendien deden we maandelijks drie afzonderlijke restore-tests. Back-uppen was een zeer arbeidsintensief en tijdrovend proces.”
De keuze:
De belangrijkste eisen die De Tjongerschans stelde aan de nieuwe omgeving was dat deze de restore-tijd van enkele uren naar maximaal vijftien minuten kon terugbrengen. Daarnaast stond restore-eenvoud centraal. De servicedesk moest verloren bestanden zelf kunnen terughalen. Ook wilde De Tjongerschans af van het handmatig wisselen en extern onderbrengen van fysieke tapes. Uiteraard moest de oplossing ook flexibel, modulair en uitbreidbaar zijn, zodat de datagroei te faciliteren is zonder grote investeringen.
De vaste IT-partner van De Tjongerschans, eXpertise-IT nam de eisen en behoeften onder de loep en adviseerde CommVault Galaxy Backup & Recovery. Uit een demonstratie bleek direct dat deze software perfect past bij wat De Tjongerschans voor ogen had. “Zo biedt CommVault de mogelijkheid om alle data van clients te verzamelen op disk en deze vervolgens in één keer weg te schrijven op tape”, zegt Weldring. Weldring prijst ook de gebruikersvriendelijkheid van de CommVault-software. “De back-ups van diverse systemen zijn vanuit één interface te monitoren en beheren. Dit centrale overzicht zorgt voor transparantie. De software is bovendien modulair opgebouwd, zodat extra mogelijkheden snel zijn in te zetten en de back-upcapaciteit eenvoudig is uit te breiden.”
De oplossing:
In 2005 is De Tjongerschans begonnen met de inzet van CommVault-oplossingen (vanaf versie 5.9). Weldring: “We hebben eerst de Windows-omgeving gemigreerd naar deze nieuwe back-upoplossing en enkele maanden later de applicaties en kantoorautomatisering, die toen nog op NetWare draaide. Medio 2007 is het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) gemigreerd van een HP-UX-omgeving naar een Windows-based SQL oplossing. Begin 2007 besloot De Tjongerschans formeel te standaardiseren op Microsoft. Weldring: “Op zeer eenvoudige wijze waren we in staat om met enkele handelingen deze veranderde omgeving in het EBS te migreren. Dit was inclusief de relatief nieuwe Exchange 2007-omgeving .” Tussentijds hebben we de groei op kunnen vangen door data te Classificeren en onderscheid te maken tussen ‘long term’ en ‘short term’ opslag op zowel harddisk- als tapeniveau. Hiervoor hebben we meerdere tapepools ingezet, waardoor onderscheid tussen long en short term data direct gemaakt kon worden. Hiermee was weer bewezen dat Commvault zich zeer eenvoudig laat aanpassen naar veranderende omstandigheden; de wens van iedere back-upbeheerder.”
Weldring adviseert organisaties wel om niet alles van hun back-upoplossing af te laten hangen. “Er is niets dynamischer dan back-ups. De CommVault-oplossing is een perfecte tool, maar het is zaak zelf na te blijven denken en te zorgen voor een gedegen training voor de medewerkers die met de software werken.” Door direct de hardware aan te passen naar de mogelijkheden van Commvault, hebben we met de aanschaf van de TapeRobot, met daarin een capaciteit van 140 tapes, alle voordelen van de software (in fases) in de praktijk kunnen brengen.
Het resultaat:
Met CommVault Backup & Recovery heeft De Tjongerschans de restoretijd teruggedrongen van twee uur naar in sommige gevallen 30 seconden. Weldring plaatst daarbij de kanttekening dat de restoretijd voor data ouder dan een maand maximaal vijftien minuten is omdat de Tjongerschans hiervoor een retentietijd van 28 dagen op het bestandsysteem heeft gekozen. Een ander groot voordeel is volgens Weldring de centrale controlemogelijkheden van back-ups. “Er zijn 130 back-upsets van 65 servers. Mocht er iets misgaan, dan gaat niet het volledige proces mis, maar slechts één van de 130 sets. Dit zorgt voor een veel kleinere impact dan voorheen.” Mocht onverhoopt een server crashen, dan is de data ook weer snel terug te zetten. De Tjongerschans heeft dit een keer aan de hand gehad. Dankzij de back-up en de CommVault-client was de betreffende server binnen twee uur weer volledig operationeel.
Waarom gekozen voor eXpertise-IT:
“eXpertise-IT heeft ons in het verleden ondersteunt met een aantal problemen die we ondervonden met onze oude backup software en dit is zo goed bevallen dat we nu inmiddels al jaren een goede relatie hebben”, verklaart Weldring. “eXpertise-IT heeft de technische kennis is huis, luistert daadwerkelijk naar de klant en heeft een persoonlijke manier van werken. Ze hebben korte lijnen en een gestructureerde maar vooral pragmatistische manier van werken waarbij het einddoel altijd voorop staat”.